Werkplan voor de ontsluiting van de gekaapte brieven

Dag allen,
Hieronder het werkplan voor de ontsluiting van de 10.000 afbeeldingen van gekaapte brieven en andere documenten. Het ontsluiten krijgt de hoogste prioriteit – daar hebben alle onderzoekers baat bij.
Hartelijke groeten,
Nicoline

1. Voorbereidingsfase. In de periode 1 november-1 december wordt een werkomgeving ingericht voor de vrijwilligers, waarin alle afbeeldingen beschikbaar gemaakt worden. De huidige vrijwilligersgroep wordt om medewerking gevraagd en het bestand aan geschikte vrijwilligers wordt door gerichte oproepen binnen bijvoorbeeld de archiefwereld en de Maatschappij der Nederlandse Letterkunde vergroot. In deze periode wordt een ‘life’ cursus paleografie verzorgd voor de vrijwilligers, en de resultaten worden op Internet in de werkomgeving geplaatst.

2a. Fase 1. Van 1 december tot 1 maart 2012 worden er bij de 10.000 beschikbare afbeeldingen metadata ingevoerd, zodat de afbeeldingen zo snel mogelijk voor wetenschappelijk onderzoek ontsloten zijn. De metadata bestaan in ieder geval uit de volgende metadata (kan nog worden uitgebreid):
- ID; locatie of nummer in NA, doos waarin de brief zich bevindt; bij documenten die uit meerdere pagina’s bestaan moet dat blijken uit de ID;
- tekstsoort (envelop, brief, dagboek, verhoor, rekening, vrachtlijst, afschrift notariële akte, gedicht, …., tekstloos [het laatste wordt toegekend aan een afbeelding van bijvoorbeeld de rug van een doos, iets waar geen tekst op staat]
- datum van schrijven
- naam van afzender(s)
- woonplaats van afzender(s)
- naam van geadresseerde
- plaats waar brief aan geadresseerde moet worden overhandigd
- bijzonderheden
- eventueel: korte samenvatting van de inhoud (maar dat eerst uittesten om te bezien hoe tijdrovend dat is)
Geschatte benodigde tijd: per afbeelding gemiddeld een kwartier; er zijn 10.000 afbeeldingen, dus het kost in totaal 2500 uur. Uitgangspunt is dat 100 vrijwilligers ieder gemiddeld 100 afbeeldingen op zich nemen. De tijdsinvestering per vrijwilliger voor 100 afbeeldingen is 25 uur. Gezien de gemiddelde tijdsinvestering per vrijwilliger moet de totale klus geklaard kunnen zijn in drie maanden.

2b. Tussen 1 november 2011 – maart 2012 stuurt de projectcoördinator de vrijwilligers aan, beantwoordt vragen en zorgt ervoor dat er een werkplaats voor de vrijwilligers wordt ingericht met data zoals handleidingen met instructies voor de algehele werkwijze, met regels voor de transcriptie, met een lijst steekwoorden voor het ontsluiten van de brieven op tekst/alineaniveau. Er komt een forum voor de vrijwilligers. Ook wordt er een workflow vastgelegd. Er kan een meter geplaatst worden, waar men kan zien hoeveel van de documenten er al zijn verwerkt en in welk stadium ze zich bevinden.

3. Fase 2. Van 1 maart 2012 tot 1 november 2012:
- Vrijwilligers gaan een selectie van de documenten transcriberen, om te beginnen alleen diplomatisch; er wordt tegelijkertijd aandacht besteed aan het invoeren van metadata op tekst/alineaniveau. Onderzoekers kunnen op basis van de metadata op afbeeldingsniveau, die in de eerste fase zijn ingevoerd, aangeven welke documenten uit welke periode ze voorrang willen geven. Een groepje vrijwilligers gaat het werk van de anderen corrigeren. Aanvankelijk zullen de werkzaamheden leiden tot veel vragen, die op het forum gesteld kunnen worden en beantwoord zullen worden door de coördinator en een groep daarvoor te vragen specialisten.
- De projectcoördinator inventariseert welke transcripties er al bestaan, bijvoorbeeld in de verschillende SL Journalen en de boeken/ artikelen van Roelof van Gelder. De bestaande transcripties moeten in het systeem worden ingevoerd (NB. Dit zijn altijd kritische transcripties).
- Ook inventariseert de projectcoördinator welke foto’s er bij privépersonen rondzwerven; die worden toegevoegd aan het systeem en door de vrijwilligers van metadata voorzien.
- Lopende deze periode wordt op basis van de voortgang een precieze berekening gemaakt van de benodigde tijd voor het transcriberen van al het materiaal, en op basis daarvan wordt extra financiering voor de verdere coördinatie van het project gezocht.

Posted in Uncategorized | Leave a comment

Prize Papers

Beste allen,

Allereerst mijn felicitaties aan Nicolien met het toekennnen van subsidie voor de transcriptie van de sailing letters. Voorts wil ik een aantal opmerkingen maken en bedenkingen formuleren, waarvan ik hoop dat jullie daarop reageren.

  • In een workshop in het kader van het Sonttolproject (RU Groningen- Tresoar-Fryske Akademy) heb ik een presentatie gegeven over de Prize papers als bron voor historisch onderzoek naar de organisatie van de (Friese) handel in de 18de eeuw.
  • Overleg met het NA heeft duidelijk gemaakt dat het NA als haar taak ziet de Prize Papers collectie in haar geheel en dus niet alleen op het niveau van de Sailing Letters te ontsluiten. De collectie behoort tot de categorie uniek historisch erfgoed van Nederland. Die status moet nadrukkelijk naar buiten toe worden uitgedragen. Bovendien moet door een betere inventarisate deze collectie beter toegankelijk worden gemaakt voor onderzoek (taalkundig en historisch).
  • Datzelfde overleg heeft geleid tot het inzicht dat er aan een tweesporen beleid gedacht zou kunnen worden, waarbij het verbeteren van toegankelijkeheid en wetenschappelijk onderzoek parallel kunnen lopen. De ambities van de verschillende instellingen zijn in die zin verschillend. Het NA beperkt zich tot haar archiverende taak, de Fryske Akademy wenst inhoudelijk onderzoek naar de organisatie van de 17de en 18de eeuwse overzeesse handel  waarbij de Prize Papers het basisbestand vormen. Het consortium zou over een taakstelling van de deelnemende instituten kunnen nadenken en aangeven welke organsiatievorm hiertoe het meest geschikt is.
  • Tijdens de laatste jaarvergadering van de Vereninging voor Maritieme Geschiedenis heb ik een lans gebroken voor het consortium en daarbij aangegeven dat een zware focus op de verwerking van de Sailing Letters en het beperken van het onderzoek tot deze categorie het historisch onderzoek onvoldoende dient. Mijn stellige indruk is dat de vergadering deze mening deelt en dat men pleit voor onderzoek dat de collectie Prize Papers als geheel als uitgangspunt neemt.
  • Duidelijk werd namelijk dat de Sailing Letters slechts een klein onderdeel vormen van de gehele collectie en vanuit het oogpunt van de historicus en in vergelijking met de overige scheepspapieren en processtukken in beperkte mate bijdragen tot vergroting van onze kennis van het maritiem verlden van Nederland in de 17de en 18de eeuw. Daarmee mag niets afgedaan worden aan de uniciteit en importantie van de Sailing Letters. Veeleer moet benadrukt worden, dat het historisch onderzoek gebaat is bij een geintergreerde aanpak. Het lijkt me dat het consortium het platform bij uitstek kan zijn, om dit idee verder uit te dragen en een onderzoeksplan te formuleren, dat hieraan te gemoet komt.
  • Inmiddels is duidelijk dat ook Breplos tot dit inzicht is gekomen en bezig is om een digitale uitgave, c.q. database op steekwoorden aan te leggen op basis van de verhoren van schippers door de HAC.
  • Zoals al kort is aangegeven tijdens de eerste bijeenkomst van het consortium zou verder nagedacht moeten worden over de wijze van ontsluiting en “onderzoeksklaar” maken van de Prize Papers. Het lijkt me dat volgende overwegingen meegnomen kunnen worden: 1. het begrip Sailing Letters zou nader gedefinieerd moeten worden met het oog transcriptie activiteiten: zijn sailing letters alleen privecorrespondentie van scheepslieden of ook de handelscorrepsondentie en de correspondentie die de HAC voerde met steden, firma’s, kooplieden en schippers; 2. men kan zich afvragen of ook de journaals, logboeken ingebonen boekhoudingen niet tot de categorie bestanden behoort die voor transcriptie in aanmerking komen.3. Een flink deel van de Prize Papers is repetitief. Dat wil zeggen er bevinen zich talloze laadbriefjes, eenvormige stukken aangaande transitie kosten en natuurlijk veel ondervragingen en correspondentie met stereotiepe indeling in de collectie. Het is denkbaar deze in de vorm van databases toegankelijk te maken en voor onderzoek in te zetten.
  • Het overleg met het NA en de genoemde presentaties hebben duidelijk gemaakt dat de collectie Prize papers te omvangrijk is voor een algemeen onderzoek. Met het oog op de omvang van de collectie, dat bovendien nog met ander materiaal gecombineerd zal moeten worden, is het dus noodzakelijk invalshoeken te kiezen. De Fryske Akademy kiest vanuit haar algemene taakstelling voor een onderzoeksbenadering die zich richt op de scheepspapieren afkomstig van Friese schepen in de 17de en 18de eeuw. Als ik Jelle goed heb begrepen, bereidt hij een onderzoek voor naar de leeftijdsopbouw van de bemanningen. Oftwel, het consortium zou na kunnen denken over de invalshoeken van toekomstig onderzoek, uitgaande van de specifieke expertise die bij de deelnemende aanstelling aanwezig is.
  • Daarbij zal ook naar synergie moeten worden gestreefd. Wellicht zijn er mogelijkehden voor het opstellen van een programmatisch onderzoekspaln, waarbij iedere instelling voor een specifieke invalshoek kiest die echter zodanig is opgezet, dat tevens een synthetische benadering mogeljk is die de verschillende invalshoeken verenigd.

Tot zover de weg die de Fryske Akademy graag in samenwerking met andere insteliingen in wenst te slaan. Concreet zet de FA in op dissertatie onderzoek naar de organisatie van de West-Europese en zogenaamde doorgaande handelsvaart van Friese schippers en reders in de 17de en 18de eeuw. Zulk onderzoek is, dat is intussen wel duidelijk, een zeer belangrijke pendant op het kwantitatief gerichte Sonttolproject.

Daarnaast kan er nagedacht worden over de inzet van vrijwilligers binnen de Werkgroep Maritieme Geschiedenis van de Fryske Akademy, die zo’n veertig leden telt , bij de transcriptie van de Sailing Letters van Friese bodem en bodems.

 

Posted in Uncategorized | 1 Comment

nieuwe leden Prize Papers Consortium

Dag allen,
Zojuist was hier Frank Dragtenstein van NiNsee (Nationaal Instituut Nederlands Slavernijverleden en erfenis op bezoek: NiNsee wil graag lid worden van het PPConsortium. Andere potentiële leden die het PPC zouden kunnen versterken, lijken me:
- KITLV
- Frans Blom van UvA
- Tropenmuseum
Wellicht hebben sommigen van u ook nog suggesties voor nieuwe leden ter versterking van het geheel.
Met hartelijke groeten,
Nicoline

Posted in Uncategorized | Leave a comment

toekenning subsidie PBCF voor transcriptieproject met behulp van vrijwilligers

Beste allen,
Het PBCF heeft aan het Meertens Instituut 40.000 euro subsidie toegekend om gekaapte brieven te laten ontsluiten en transcriberen door vrijwilligers. Op de opzet van het project en de planning komen we later terug.
Hartelijke groeten,
Nicoline van der Sijs

Posted in Uncategorized | Leave a comment

Verslag 15 maart 2011

De grootste wens op korte termijn is een overzicht van wat alle betrokkenen momenteel aan materiaal uit de Prize Papers hebben en in welk formaat, en op welke wijze het materiaal is ontsloten. Ook een inventarisatie van ieders specifieke wensen (bijvoorbeeld welk type teksten en welke metadata er nodig zijn) kan dan worden meegenomen. Omdat een uitwisseling via e-mail weinig praktisch werd geacht is hiervoor deze blog aangemaakt. Elders op het web is een eenvoudige handleiding voor het gebruik te vinden, dan wel een uitgebreide handleiding.

De volgende bijeenkomst van het Consortium vindt plaats in juni 2011 en zal door het Huygens ING worden georganiseerd. Tegen die tijd kan er al een projectfolder in eLaborate3 zijn aangemaakt waarin wat Prize Papers voorbeelden zijn gezet. Huygens ING en Nationaal Archief zullen voor die tijd afzonderlijk overleggen over de technische aansluiting tussen de database van het Nationaal Archief en de eLaborate-software van Huygens ING. In de juni-bijeenkomst kunnen we dan de volgende stappen bepalen; dan zal ook bekend zijn of de projectaanvraag van Nicoline van der Sijs en het Meertens Instituut is gehonoreerd.

Posted in Verslagen | Leave a comment

Prize Papers Consortium

Op dinsdag 15 maart 2011 is een informele belangengroep opgericht met de naam Prize Papers Consortium.

Het doel van het consortium is behalve een betere wederzijdse informering over lopende en nieuwe onderzoeksplannen om nieuwe subsidieaanvragen met verwijzing naar dit consortium te kunnen indienen, waarmee gegarandeerd kan worden  dat de aangevraagde middelen aan zoveel mogelijk belangstellenden ten goede zullen komen en dus efficiënt zullen worden besteed. Het is daarbij het voornemen om te proberen de werkzaamheden zodanig over de instellingen te verdelen dat iedere instelling het onderdeel verzorgt dat aansluit bij de eigen kerntaken, in een vorm (inhoudelijk en technisch) waarop door de andere instellingen verder te bouwen is.

De betrokken instellingen en vertegenwoordigers van instellingen zijn:
Nationaal Archief: Roelof Hol, Ton van Velzen
Koninklijke Bibliotheek: Els Van Eijck Van Heslinga
Fryske Akademy: Hanno Brand, Reinier Salverda (tevens University College, Londen)
Universiteit Leiden: Marijke van der Wal
Universiteit van Cambridge: Jelle van Lottum
Meertens Instituut: Hans Bennis, Nicoline van der Sijs, Herman Roodenburg
Huygens Instituut voor Nederlandse Geschiedenis: Henk Wals, Karina van Dalen-Oskam, Gerrit Knaap
Redactie Sailing Letters Journaal:  Perry Moree
Het Huygens ING is aangewezen als coordinerend instituut.

Roelof Hol  roelof.hol@nationaalarchief.nl
Ton van Velzen  ton.van.velzen@nationaalarchief.nl
Els Van Eijck Van Heslinga  Els.vanEijck@KB.nl
Hanno Brand hbrand@fryske-akademy.nl
Reinier Salverda rsalverda@fryske-akademy.nl
Marijke van der Wal M.J.van.der.Wal@hum.leidenuniv.nl
Jelle van Lottum : jv266@cam.ac.uk
Hans Bennis  hans.bennis@meertens.knaw.nl
Nicoline van der Sijs  post@nicolinevdsijs.nl
Herman Roodenburg Herman.Roodenburg@meertens.knaw.nl
Henk Wals henk.wals@huygens.knaw.nl
Gerrit Knaap gerrit.knaap@huygens.knaw.nl
Karina van Dalen-Oskam karina.van.dalen@huygens.knaw.nl
Perry Moree Moree@brill.nl

Incl:
Isabelle Hulshof Isabelle.Hulshof@KB.nl
Suzanne van Kaam Suzanne.van.kaam@huygens.knaw.nl

Posted in Algemene informatie | Leave a comment