Werkplan voor de ontsluiting van de gekaapte brieven

Dag allen,
Hieronder het werkplan voor de ontsluiting van de 10.000 afbeeldingen van gekaapte brieven en andere documenten. Het ontsluiten krijgt de hoogste prioriteit – daar hebben alle onderzoekers baat bij.
Hartelijke groeten,
Nicoline

1. Voorbereidingsfase. In de periode 1 november-1 december wordt een werkomgeving ingericht voor de vrijwilligers, waarin alle afbeeldingen beschikbaar gemaakt worden. De huidige vrijwilligersgroep wordt om medewerking gevraagd en het bestand aan geschikte vrijwilligers wordt door gerichte oproepen binnen bijvoorbeeld de archiefwereld en de Maatschappij der Nederlandse Letterkunde vergroot. In deze periode wordt een ‘life’ cursus paleografie verzorgd voor de vrijwilligers, en de resultaten worden op Internet in de werkomgeving geplaatst.

2a. Fase 1. Van 1 december tot 1 maart 2012 worden er bij de 10.000 beschikbare afbeeldingen metadata ingevoerd, zodat de afbeeldingen zo snel mogelijk voor wetenschappelijk onderzoek ontsloten zijn. De metadata bestaan in ieder geval uit de volgende metadata (kan nog worden uitgebreid):
- ID; locatie of nummer in NA, doos waarin de brief zich bevindt; bij documenten die uit meerdere pagina’s bestaan moet dat blijken uit de ID;
- tekstsoort (envelop, brief, dagboek, verhoor, rekening, vrachtlijst, afschrift notariële akte, gedicht, …., tekstloos [het laatste wordt toegekend aan een afbeelding van bijvoorbeeld de rug van een doos, iets waar geen tekst op staat]
- datum van schrijven
- naam van afzender(s)
- woonplaats van afzender(s)
- naam van geadresseerde
- plaats waar brief aan geadresseerde moet worden overhandigd
- bijzonderheden
- eventueel: korte samenvatting van de inhoud (maar dat eerst uittesten om te bezien hoe tijdrovend dat is)
Geschatte benodigde tijd: per afbeelding gemiddeld een kwartier; er zijn 10.000 afbeeldingen, dus het kost in totaal 2500 uur. Uitgangspunt is dat 100 vrijwilligers ieder gemiddeld 100 afbeeldingen op zich nemen. De tijdsinvestering per vrijwilliger voor 100 afbeeldingen is 25 uur. Gezien de gemiddelde tijdsinvestering per vrijwilliger moet de totale klus geklaard kunnen zijn in drie maanden.

2b. Tussen 1 november 2011 – maart 2012 stuurt de projectcoördinator de vrijwilligers aan, beantwoordt vragen en zorgt ervoor dat er een werkplaats voor de vrijwilligers wordt ingericht met data zoals handleidingen met instructies voor de algehele werkwijze, met regels voor de transcriptie, met een lijst steekwoorden voor het ontsluiten van de brieven op tekst/alineaniveau. Er komt een forum voor de vrijwilligers. Ook wordt er een workflow vastgelegd. Er kan een meter geplaatst worden, waar men kan zien hoeveel van de documenten er al zijn verwerkt en in welk stadium ze zich bevinden.

3. Fase 2. Van 1 maart 2012 tot 1 november 2012:
- Vrijwilligers gaan een selectie van de documenten transcriberen, om te beginnen alleen diplomatisch; er wordt tegelijkertijd aandacht besteed aan het invoeren van metadata op tekst/alineaniveau. Onderzoekers kunnen op basis van de metadata op afbeeldingsniveau, die in de eerste fase zijn ingevoerd, aangeven welke documenten uit welke periode ze voorrang willen geven. Een groepje vrijwilligers gaat het werk van de anderen corrigeren. Aanvankelijk zullen de werkzaamheden leiden tot veel vragen, die op het forum gesteld kunnen worden en beantwoord zullen worden door de coördinator en een groep daarvoor te vragen specialisten.
- De projectcoördinator inventariseert welke transcripties er al bestaan, bijvoorbeeld in de verschillende SL Journalen en de boeken/ artikelen van Roelof van Gelder. De bestaande transcripties moeten in het systeem worden ingevoerd (NB. Dit zijn altijd kritische transcripties).
- Ook inventariseert de projectcoördinator welke foto’s er bij privépersonen rondzwerven; die worden toegevoegd aan het systeem en door de vrijwilligers van metadata voorzien.
- Lopende deze periode wordt op basis van de voortgang een precieze berekening gemaakt van de benodigde tijd voor het transcriberen van al het materiaal, en op basis daarvan wordt extra financiering voor de verdere coördinatie van het project gezocht.

This entry was posted in Uncategorized. Bookmark the permalink.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>